​Ngày 15/5/2025, Ủy ban nhân dân huyện Nhơn Trạch đã có văn bản chỉ đạo các cơ quan, ban, ngành trên địa bàn huyện khẩn trương bàn giao hồ sơ, tài liệu và số hóa tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Theo đó, Chủ tịch UBND huyện đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị; Chủ tịch UBND các xã, thị trấn căn cứ chức năng, nhiệm vụ triển khai thực hiện theo văn bản số 5575/UBND-KGVX ngày 12/5/2025 của UBND tỉnh. 

UBND huyện cũng giao Phòng Nội vụ chủ động tổ chức thực hiện rà soát, thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong, Danh mục công việc đang xử lý (chưa xong) để phục vụ cho việc bàn giao hồ sơ, tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Trước đó, ngày 12/5/2025, UBND tỉnh đã có văn bản số 5575/UBND-KGVX về việc thực hiện bàn giao hồ sơ, tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Văn bản nêu rõ: Đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp xã không thực hiện thuê dịch vụ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn hiện nay, không để thất thoát, lộ lọt thông tin, bí mật nhà nước, đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu trong quá trình thống kê, đóng gói, bàn giao hồ sơ khi sắp xếp tổ chức bộ máy. 

Khẩn trương tổ chức thực hiện Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 15/4/2025 của UBND tỉnh, chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp giải quyết công việc phải thực hiện lập Danh mục hồ sơ đã giải quyết xong, Danh mục công việc đang xử lý (chưa xong) để tập kết, bàn giao hồ sơ theo hướng dẫn của Sở Nội vụ tại Kế hoạch số 12/KH-SNV ngày 17/4/2025.

Hồ sơ đã được chỉnh lý lưu trữ tại kho lưu trữ của huyện

Về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương hai cấp thực hiện thống nhất theo Văn bản số 69/TSHTLKNDLDC ngày 30/4/2025 của Tổ Số hóa tài liệu, kết nối dữ liệu dùng chung: trước mắt tập trung số hóa toàn bộ văn bản đi của chính quyển cấp huyện (bao gồm văn bản đi của UBND và các đơn vị thuộc UBND cấp huyện), chính quyền cấp xã. Quy trình số hóa thực hiện theo hướng dẫn tại Văn bản số 851/BNV-CVT&VTLNN ngày 01/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, bảo đảm yêu cầu về kỹ thuật, cấu trúc, định dạng dữ liệu, quản lý dữ liệu số hóa và an toàn thông tin. Đối với cấu trúc gói tin của hồ sơ lưu trữ số hóa thực hiện theo cấu trúc gói tin hồ sơ AIP_hoso quy định tại phụ lục IV đính kèm Văn bản số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử…