Triển khai thực hiện Kế hoạch số 186/KH-UBND ngày
04/8/2023 của UBND tỉnh Đồng Nai về triển khai Phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành (QLVB) cho các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. UBND
huyện Nhơn Trạch dự kiến chính thức áp dụng việc gửi/nhận văn bản điện tử của
cơ quan, đơn vị mình đến các cơ quan, đơn vị, địa phương khác được thực hiện
trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh (phần mềm mới) bắt đầu từ
ngày 01/4/2024.
Theo đó, UBND huyện Nhơn Trạch cũng đã tổ chức tập huấn Phần mềm
Quản lý văn bản và điều hành công việc dùng chung của tỉnh triển khai cho huyện
Nhơn Trạch cho các cơ quan, đơn vị, địa
phương, trường học vào ngày 23/01/2024. Đến nay, việc
cấp tài khoản cũng như công tác chuẩn bị hạ tầng đã được Sở Thông tin và Truyền
thông, Trung tâm Công nghệ thông tin tỉnh hỗ trợ cho huyện hoàn chỉnh và ổn
định để triển khai vận hành chính thức phần mềm.
Do đó, UBND huyện đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa
phương, trường học chính thức áp dụng việc gửi/nhận văn
bản điện tử của cơ quan, đơn vị mình đến các cơ quan, đơn vị, địa phương khác
được thực hiện trên Phần
mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh (phần mềm mới) dự kiến từ ngày 01/4/2024 trở đi.
UBND huyện cũng cho biết, việc tra cứu các văn bản
điện tử trước ngày 01/4/2024, các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện tra cứu
trên phần mềm cũ (VNPT iOffice) do VNPT cung cấp dịch vụ cho đến khi dữ liệu
văn bản điện tử được Sở Thông tin và Truyền thông và VNPT tỉnh chuyển đổ về
Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh và Trung tâm CNTT tỉnh thực hiện cấu hình
thêm chức năng khai thác trên Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của
tỉnh thì UBND huyện sẽ dừng sử dụng phần mềm VNPT iOffice của VNPT, đồng thời sẽ
có thông báo đến các cơ quan, đơn vị, địa phương biết áp dụng thực hiện tra cứu
trên phần mềm mới.
Để đảm bảo việc triển khai áp dụng Phần mềm Quản lý
văn bản mới (Phần mềm QLVB của tỉnh), UBND huyện cũng yêu cầu Thủ trưởng các cơ
quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện tốt các nội dung sau:
-
Quán triệt việc triển khai áp dụng sử dụng
phần mềm mới, chỉ đạo các cán bộ, công chức, viên chức trong
cơ quan, đơn vị, địa phương mình tiến hành thay đổi mật khẩu ngay sau lần
đăng nhập đầu tiên, việc đặt mật khẩu phải đảm bảo độ phức tạp đúng quy định (độ dài mật khẩu từ 8 kí tự trở lên, có chữ
hoa, chữ thường, kí số, kí tự đặc biệt) để đảm bảo an toàn trong quá trình
sử dụng phần mềm dùng chung của tỉnh;
-
Chỉ đạo các công
chức, viên chức của cơ quan, đơn vị mình đăng nhập vào và tải các tài liệu
hướng dẫn liêu quan vận hành, nghiệp vụ gửi/nhận, quản lý văn bản và điều hành
công việc trên phần mềm của tỉnh tại địa chỉ https://qlvb-nhontrach.dongnai.gov.vn để đọc và tham khảo trước khi vận
hành chính thức nhằm đảm bảo công tác chuyển đổi sử dụng sang phần mềm mới được
hiệu quả, không gián đoạn.
-
Tiếp tục đăng ký
bổ sung tài khoản sử dụng (nếu có) bằng hình thức quét mã QR phía dưới để đăng
ký
(mã QR đăng ký bổ sung tài khoản)
-
Có trách nhiệm thông báo việc chuyển đổi sử
dụng sang Phần mềm Quản lý văn bản và
điều hành của tỉnh đến các cơ quan ngành dọc, sở, ban, ngành liên quan và các
cơ quan, đơn vị, địa phương khác và cơ quan ngoài huyện (các huyện, thành phố
trên địa bàn tỉnh Đồng Nai) để biết nhằm đảm bảo việc gửi nhận văn bản điện tử hiệu
quả, tránh thất lạc văn bản điện tử trong quá trình gửi/nhận do gửi không đúng
mã định danh của phần mềm đang sử dụng.
Đối với công tác hỗ trợ, xử lý các vướng mắc của các
cơ quan, đơn vị, địa phương trong quá trình sử dụng phần mềm. UBND huyện giao: Phòng
Văn hóa và Thông tin cử chuyên môn hỗ trợ các ngành và Khối đoàn thể (đầu mối ông
Lê Minh Châu, số điện thoại: 0911.616.636); Văn phòng HĐND-UBND huyện cử
chuyên môn hỗ trợ các cơ quan, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện (đầu mối ông Lê
Trí Hải, số điện thoại: 0937.469.744); Phòng Nội vụ cử chuyên môn hỗ trợ
Khối Trường học (đầu mối ông Nguyễn Trọng Hiếu, số điện thoại: 0932.735.973).
UBND huyện đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương,
trường học triển khai áp dụng thực hiện gửi/nhận văn bản và điều hành trên phần
mềm mới theo thời gian nêu trên một cách có hiệu quả, đảm bảo việc gửi/nhận văn
bản điện tử của cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn huyện được đồng bộ, hiệu
quả.
Đến nay, Sở Thông tin và Truyền thông, Trung tâm Công
nghệ thông tin tỉnh đã cấp 787 tài khoản cho cán bộ, công chức, viên chức trong
cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn huyện để sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh.
Giao diện Phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành của tỉnh
Lê Châu